Содержание:
1. Запуск нового проекта. Что такое устав проекта и для чего он нужен
2. 1С Проектное управление: из чего состоит устав проекта
3. Когда для реализации проекта необходимо создавать Устав
4. Комментарии по содержанию Устава проекта
В данной статье разберем такой важный документ для проектного управления, как Устав проекта. Рассмотрим, что это за документ. Кто и для чего его создает? На каких проектах он необходим? А на каких можно без него обойтись?
1. Запуск нового проекта. Что такое устав проекта и для чего он нужен
Понятия и определения
Прежде всего давайте определимся с терминологией, что значит слово – «устав». Словарь Ожегова дает нам следующее определение: установленный государством или каким-нибудь органом свод правил, регулирующих какую-нибудь деятельность
Применительно к проектной деятельности Устав проекта (Project charter) – это документ официально санкционирующий проект, дающий полномочия проектному менеджеру использовать организационные ресурсы и фиксирующий основные процедуры управления проектом. Также по Уставу проекта происходит оценка успешности проекта.
Для чего создается
Руководство PMBOK разъясняет, что процесс реализации проектов начинается с создания Устава. В данном документе дано четкое определение начала проекта и границ проекта, создание формальной записи о проекте и прямой способ для высшего руководства формально принять проект и приступить к нему. В российских условиях к Уставу проекта прилагается Приказ о начале проекта, который формально его запускает в работу.
Разработка и утверждение документа
Устав проекта могут разрабатывать: менеджер проекта или команда проекта; инициатор проекта; спонсор проекта; представитель внешней стороны (подрядчик проекта).
Устав проекта может утверждать: инициатор проекта; спонсор проекта; представитель внешней стороны, связанной с проектом. В любом случае это должно быть лицо, имеющее полномочия по принятию основных решений по проекту, включая его финансирование. Подписание Устава у заинтересованных сторон – это индикатор того, действительно ли они заинтересованные в данном проекте.
2. 1С Проектное управление: из чего состоит устав проекта
Краткое содержание Устава проекта
Типовой устав проекта содержит следующие пункты:
· Термины и определения
· Вводная часть: назначение документа, область действия, порядок внесения изменений, контрольные процедуры
· Краткое резюме проекта: наименование и участники проекта, ответственность сторон, сроки начала и окончания проекта
· Содержание проекта: цели, задачи и результат проекта
· Заинтересованные стороны проекта
· Параметры проекта: оценка стоимости и сроков
· Допущения и ограничения: функциональный, организационный и методологический объем проекта
· Риски проекта
· Организационная структура проекта: орг. структура, роли и обязанности сторон; выделение ресурсов (сотрудников) на проект
· Управление качеством: процедура рецензирования документов; процедура утверждения результатов проекта
· Ключевые документы проекта: план-график работ по проекту; формат протокола интервью (встречи); протокол сдачи-приемки результатов работ; статус-отчет о проекте
· Условия выполнения проекта
· Проектные процедуры: организационные процедуры; процедура управления изменениями; процедура управления рисками; процедура урегулирования спорных вопросов
3. Когда для реализации проекта необходимо создавать Устав
В каких случаях не нужен Устав проекта
Четких критериев наличия или отсутствия Устава проектов в руководстве PMBOK® нет, поэтому организации должны этот момент определить самостоятельно. Если следовать формальному определению проектной деятельности, то значительный объем различных действий сотрудников предприятия можно отнести к проектной деятельности, т.к. это мероприятия, ограниченные во времени, с четким планируемым результатом. Однако для приема нового сотрудника, или закупки нового авто для директора компании Уставы обычно не сочиняются.
Для начала нужно отметить, что Устав проекта - это достаточно сложный документ, на создание и утверждение которого тратится от 2 до 5 рабочих дней. Соответственно, если у Вас проект длительностью 1-2 человеко-месяца, то вряд ли имеет смысл тратить время сотрудников для создания Устава проекта.
Подобные мини-проекты проще оформить приказом по предприятию, изложив там: участников, цели, задачи и результаты проекта, а также сроки и размер выделяемых средств. Процедурные моменты могут решаться на предприятии в ходе обычных совещаний. При этом вероятность наступления рисковых событий незначительна на коротком промежутке времени.
Однако, если короткий проект стоит для компании значимых средств, то управление риском имеет смысл продумать. При этом документ Устав проекта не создавать, а подготовить отдельный План управления риском проекта.
Также обычно Устав проекта не создается для строительных проектов, поскольку эта деятельность регламентирована именно с точки зрения проектного управления. При этом используется своя отраслевая терминология, имеющая глубокие исторические корни.
Нет смысла готовить Устав проекта, если у компании-заказчика имеется единственный внешний исполнитель, он же подрядчик и сотрудники компании заказчика слабо задействованы в данном проекте. В этом случае все значимые моменты, указанные в пункте Содержание Устава проекта (см. выше) находят отражение в договорных документах, подписываемых с Подрядчиком.
В каких случаях нужен Устав проекта
В случае, если в проекте участвует значительное (более 3 человек) количество сотрудников, как со стороны Заказчика, так и со стороны Подрядчика, технологии управления проектами определяют необходимость создания Устава проекта, хотя бы для того, как все эти люди должны взаимодействовать друг с другом в ходе осуществления проекта (см. Проектные процедуры и Орг. структура проекта).
При этом следует иметь в виду, что договор с подрядчиком написан юридическим языком, а Устав обычно пишется на языке, понятном участникам проекта. Таким образом Устав может дополнять договор и служить внутренним документом для команды и заказчика, понятном сотрудникам, участвующим в проекте. При этом Устав проекта не может заменить договор (в случае привлечения внешней стороны к проекту), поскольку при его создании не предлагаются вознаграждение или деньги, и не происходит обмен.
Еще одним плюсом создания документа Устав проекта является то, что в многих крупных компаниях без наличия Устава проекта проект не считается официально признанным в компании (когда имеется много внутренних проектов). В этом случае можно говорить о сложившейся корпоративной культуре управления проектами.
Также в ходе проекта часто бывает, что участники изменяют содержание проекта, и руководитель проекта должен иметь возможность изменить Устав в части расширения сроков и бюджета. Поэтому отдельный документ Устав проекта нужен для соблюдения интересов менеджера проекта. Поскольку отсутствие этого документа лишает руководителя проекта возможности обращаться к Заказчику в случае изменения договоренностей и снижает шансы завершить проект успешно.
Дополнительно следует отметить, что Устав проекта составляется совместно с другими участниками проекта и передается на финальное рассмотрение и утверждение стейкхолдерам. Таким образом, работа над составлением Устава проекта приводит к тому, что:
· У менеджера проекта достаточно полномочий, а проекта — ресурсов;
· По всем участникам проекта зафиксированы ожидания от проекта;
· Четко описаны цели и задачи проекта, с учетом долгосрочных целей компании.
Подводя итоги, нужно отметить, что Устав, как отдельный документ, нужен для проектов:
· Длительных (от 2-3 месяцев) – вероятность наступления рисковых событий становится более 50%. В этом случае нужно описать риски проекта, а также процедуры управления риском.
· С большим количеством заинтересованных лиц, преследующих свои цели в рамках одного предприятия. Например, есть Спонсор проекта (собственник, управляющая компания или один из совладельцев компании), Заказчик проекта (Операционный/Финансовый директор), Владельцы ресурсов (руководители подразделений, делегирующих в проект свой персонал) – интересы всех групп нужно учесть, цели и задачи по каждому описать в Уставе.
· С большим количеством задействованных специалистов (внутренних и внешних) – нужно описать процедуры их взаимодействия между собой.
· Сложных по содержанию (как правило многие IT-проекты), значительно меняющих бизнес-процессы компании-заказчика – возникают особые требования к контролю качества работ (получаемых результатов), соответственно есть необходимость в описании данных процедур, что не всегда можно сделать в рамках договора (если он вообще есть).
· Дорогих по стоимости (критерий субъективный) – нужна оценка стоимости и сроков проекта, а также прозрачные процедуры управления изменениями и урегулирования спорных моментов. Чтобы компания не понесла убытков от проекта или вовремя его прекратила.
В заключение хотелось бы сказать, что практика управления проектами активно развивается в нашей стране. Наши сотрудники активно адаптируют различные методики в своей работе.
4. Комментарии по содержанию Устава проекта
Вводная часть
Обычно есть прямое указание, что данный документ является обязательным к использованию в рамках данного проекта, и имеет более высокий приоритет, чем другие внутренние нормативные документы предприятия - «исполнение положений Устава обязательно всеми членами Рабочей группы Заказчика и рабочей группы Исполнителя».
«Изменения в документ вносятся в соответствии с процедурой управления изменениями». «Изменения могут быть вызваны изменением целей, масштаба проекта, методики работы, организационной структуры проекта…».
Краткое резюме проекта
Указываются:
· юридические реквизиты и наименования участников проекта;
· основания для привлечения сторонних подрядчиков – юридических лиц (ссылка на договора подряда/оказания услуг).
Также в этом пункте подробно расписывается ответственность Заказчика, Исполнителя и других выделенных участников проекта – «Заказчик отвечает за …», «Исполнитель отвечает за ...»
Сроки начала и окончания проекта указываются с точностью до календарного дня. Соответственно к этому моменту у рабочей группы занимающейся разработкой Устава проекта должен быть хотя бы черновик календарно-ресурсного плана проекта, возможно сделанный по крупным блокам работ.
Содержание проекта
Обычно цели, задачи и результат (выход) проекта переносятся один в один из договора с внешним подрядчиком (если привлекается на данном проекте). В любом случае проекты в компании не появляются спонтанно. И данные моменты, как правило, неоднократно проработаны на совещаниях разного уровня.
При этом понятно, что в ходе подготовки Устава проекта цели/задачи/результат могут меняться, т.к. к работе привлекается подрядчик со своим видением и опытом работ в данной области.
Заинтересованные стороны
«Заинтересованная сторона — лицо, группа или организация, которая может влиять, на которую могут повлиять или которая может воспринимать себя подвергнутой влиянию решения, операции или результата проекта».
«Выявление заинтересованных сторон, понимание относительной степени их влияния на проект и уравновешивание их требований, потребностей и ожиданий является критически важной задачей для успеха проекта». «Важной составляющей обязанностей руководителя проекта является управление ожиданиями заинтересованных сторон»
Под заинтересованными сторонами обычно подразумеваются сотрудники со стороны Заказчика, Исполнителя. Информация обычно представляется в таблице (см. Таблица 1)
Таблица 1 - Заинтересованные стороны проекта
Параметры проекта: оценка стоимости и сроков
Оценка по стоимости проекта обычно берется из договора с подрядчиком и указывается в виде фиксированной суммы.
Оценка по срокам (см. Таблица 2) указывается на основании календарно-ресурсного плана проекта, который может быть оформлен в виде приложения к договору оказания услуг. Важно для целей проекта указать – вехи проекта
Таблица 2 - Пример оценки по срокам
Допущения и ограничения: функциональный, организационный и методологический объем проекта
Данный пункт очень важен для успешного завершения проекта, т.к. все стороны проекта должны понимать границы проекта, что исполнитель точно делает, что точно не делает.
В одном из первых моих договоров на внедрение информационный системы, заключенном 15 лет назад, была такая фраза «и другие работы по требованию Главного бухгалтера Заказчика». Как Вы понимаете, совершенствовать программный продукт, бизнес-процессы можно бесконечно. Поэтому мне сильно повезло, что руководство Заказчика согласилось закрыть контракт, после выполнения оговоренного объема работ.
Также в данном пункте прописывается на какой территории будут производится работы, описываются требования к помещению и инфраструктуре, которые должен предоставить Заказчик.
Риски проекта
Важный и сложный пункт Устава проекта, требующих рассмотрения в отдельной статье.
Управление качеством
В общем виде управление качеством проекта включает в себя процессы и действия, для того чтобы проект удовлетворял те потребности, ради которых он был предпринят.
В данном пункте стороны описывают процедуры:
1. Планирования управления качеством (до начала проекта) - определение требований для проекта и представляемых результатов, документирование демонстрации соответствия стандартам качества.
2. Обеспечения качества (по ходу проекта) – процедуры проверки соблюдения требований к качеству для обеспечения использования соответствующих стандартов качества.
3. Контроль качества (по ходу проекта) – «мониторинг и документирования результатов действий в области качества для оценки исполнения и вынесения рекомендаций относительно необходимых изменений».
Проектные процедуры: организационные процедуры; процедура управления изменениями; процедура управления рисками; процедура урегулирования спорных вопросов
Данные пункты Устава проекта важны, т.к. позволяют значительно снизить риски неуспешного завершения проекта из-за изменений:
· Функциональных требований;
· Состава работ, либо перечня услуг;
· Сроков Проекта, отраженных в Договоре;
· Бюджета Проекта.
Подробно расписываются процедуры, которые должны сделать сотрудники Заказчика и Исполнителя в случае наступления тех или иных событий. Четкое соблюдение установленных правил позволяет получить запланированный результат проекта в установленные сроки и с заявленной стоимостью.
Специалист компании ООО «Кодерлайн»
Дмитрий Хисматуллин.
