Содержание:
1. Контроль собственника бизнеса
2. Задачи закупки при работе в 1С ERP
3. Потребности в закупке товаров и методы обеспечения потребностей
4. Планирование товарных запасов. Заказы по планам
Ключевые вопросы бизнеса собственник ведет сам. К ним безусловно относятся инвестиции и формирование закупок! Как рассчитать, как спланировать, как автоматизировать процессы закупок? Какова методика расчета закупок? Как выбрать оптимальный инструментарий расчёта и контроля бизнеса собственником?
В помощь собственнику бизнеса на простых примерах показаны три способа обеспечения потребностей, разработанные компанией 1С: заказ под заказ, поддержание запаса и планирование закупок. И это лишь малая часть функционала конфигураций 1С:ERP / 1С 8 КА / 1С 8 УТ11.
1. Контроль собственника бизнеса
Владелец бизнеса постоянно находится в состоянии поиска решений по оптимизации и расширению бизнеса. Начинающий собственник бизнеса обычно сам руководит предприятием, во многом сам является топ-менеджером и нацелен на расширение производства и продаж. По мере укрупнения и превращения в серьезную компанию происходит постепенный переход на корпоративное управление, появляется новый уровень управления – финансовая структура предприятия, отвечающая за инвестиционный портфель, структуру капитала.
По мере роста бизнеса растут и возможности, и права собственника бизнеса. Но он вынужден делегировать полномочия, выстраивать организационную структуру. В растущей компании возникает огромное количество вопросов – общих и частных:
· Корректировка стратегии и миссии компании, выработка концепции производства, сбыта товаров/услуг, финансирования компании.
· Вопросы внешней среды, кооперации, управления рисками.
· Оптимизация организационной структуры, коллектива, формирование корпоративной культуры, мотивации, развитие компетенций и инноваций.
· Расширение и модернизация инфраструктуры предприятия, создание, выпуск и продвижение продукции.
· Вопросы управления, оптимизации и внедрения бизнес-процессов.
· Организация учета, анализа, автоматизация с помощью информационных систем.
При этом есть ключевые вопросы бизнеса, которые собственник ведет сам. А именно стратегическое планирование, переговоры с партнерами, рисковые проекты, взаимоотношения с сотрудниками, мониторинг финансовых показателей, инвестиции и формирование закупок!
2. Задачи закупки при работе в 1С ERP
Затраты на приобретение, доставку и хранение товаров могут составлять до 70% всех затрат компании. Усилия собственника безусловно направлены на оптимизацию закупок, на сокращение затрат для повышения прибыли. Оптимизация закупок и расходов на них, как правило, решается путем:
· внедрения оптимальных процедур товародвижения и сокращения ненужных расходов;
· автоматизации закупочных процедур;
· оптимизации ассортимента приобретаемых товаров;
· получения скидок и лучших условий от поставщиков и др.
Но это лишь первый этап оптимизации закупок. Собственнику по мере мониторинга вопросов закупки могут приходить сигналы, свидетельствующие о неэффективности работы системы обеспечения потребностей компании: слишком большие стоки и затраты на хранение, периодическое отсутствие востребованного товара, а значит упущенные продажи, и по цепочке снижение продаж в целом, претензии и штрафные санкции от клиентов из-за срыва поставок, порча товара и др.
Анализ вопросов эффективности и оптимизации закупок и поиск решений приводит собственника к выделению двух больших групп вопросов:
1. Вопросы выбора поставщиков, заключение договоров, условий и цен закупок, непосредственно работа с поставщиками по заказам, логистика поставок, работа с транспортными компаниями, приемка на склады.
· Как правило, урегулирование этих вопросов не требует специальных методик и решается, как было отмечено, регламентированием процессов закупки, налаживанием своевременного обмена документами между участниками процесса закупки, внедрением учетной системы для автоматизации и учета.
2. Вопросы учета и расчета потребностей в товарах для подразделений продаж, потребностей в материалах для производственным подразделений. Вопросы обеспечения этих потребностей «точно в срок» (just in time) с учетом дат потребностей и сроков поставки.
· Как рассчитать, как спланировать, как автоматизировать эти процессы? Какова методика расчета закупок? Как выбрать оптимальный инструментарий расчёта?
На заре автоматизации для решения многих задач автоматизации (процессов закупок, бюджетов и др.) использовался MSExcel. Эволюция баз данных и методологии MRP (Manufacture Resource Planning) привели к созданию систем ERP (Enterprise Resource Planning).
Система 1С 8.3 ERP связывает все процессы и данные компании в единую оптимизированную систему и нацелена на обеспечение наличия запасов товаров на складах в необходимом количестве и «точно в срок». При этом достигается:
· бесперебойное обеспечение материалами этапов производства;
· достижение желаемого уровня обслуживания клиентов, исключение дефицита и упущенных продаж;
· устранение избыточных запасов и снижение потребности в оборотных средствах;
· улучшение показателей оборачиваемости товаров и снижение затрат на хранение товаров.
Настоящий текст можно рассматривать как введение в управление запасами и закупками в конфигурации 1C:ERP WE и в системах 1С 8 УТ-11 и 1С 8 КА, являющихся подмножеством 1C 8.3 ERP.
Показаны все три способа обеспечения потребностей, предлагаемые компанией 1С: заказ под заказ, поддержание запаса и планирование закупок.
3. Потребности в закупке товаров и методы обеспечения потребностей
Вводится понятие потребности. Потребность должна быть обеспечена в срок либо фактической закупкой, либо перемещением с других складов, сборкой наборов, собственным производством.
Фактическая потребность в закупке товаров создается двумя способами:
· Заказ под заказ – клиент заказал к определенному сроку товар, которого может не быть на складе; заказ надо обеспечить.
· Поддержание запаса – поддержание остатков склада на определенном уровне: при снижении уровня запасов необходимо сделать дозакупку товаров, тем самым обеспечить потребность пополнения остатков склада.
Еще один вариант пополнения остатков склада – это планирование. Например, планы продаж создают плановую потребность, которая должна быть покрыта обеспечивающими планами, например, планами закупок. По планам закупок далее создаются заказы поставщикам и фактические поступления товаров на склад.
Фактическая потребность – настройки обеспечения
Настройки обеспечения производятся перед запуском системы 1С 8.3 ERP в эксплуатацию и могут изменяться по необходимости. Настройки включают 4 пункта:
1. Настройки способов обеспечения потребностей в закупке товаров. Определяется тип, сроки и период обеспечения.
2. Настройки схем обеспечения, где способы обеспечения потребностей назначаются на склады.
3. Настройки обеспечения номенклатуры, где схемы обеспечения назначаются на номенклатуру.
4. Настройки поддержания запасов. Для склада и номенклатуры указывается метод поддержания запаса: Min-max, Расчет по норме, Расчет по статистике.
Примеры настроек обеспечения
Покажем настройки обеспечения, которые используем для последующей демонстрации обеспечения.
Способы обеспечения потребностей
На рис. 1 показан простой список способов обеспечения потребностей: «Перемещение с РЦ Калуга 3 дн.» и «Покупка 6 дн.». На рис. 2 и 3 показана настройка этих способов: указаны тип обеспечения, сроки исполнения, обеспечиваемый период.
Способы обеспечения потребностей
Обеспечение потребностей на 15 дней в 1С: ERP 8.3
Для способа «Перемещение с РЦ Калуга 3 дн.» дополнительно указан склад РЦ Калуга, который является распределительным центром (рис. 2). Предполагается, что на склад РЦ Калуга осуществляется покупка товаров и далее перемещением доставляется на региональные склады.
Способ «Покупка 6 дн.» означает (рис. 3), что потребность будет обеспечиваться покупкой со сроком исполнения 6 дней, а при анализе точки заказа будет анализироваться потребность на 10 дней вперед – на обеспечиваемый период. Значит и закупки можно формировать раз в 10 дней.
Обеспечение потребностей на 10 дней в 1С: ERP 8.3
Схемы обеспечения
На рис. 4 показана схема обеспечения Обеспечение через РЦ Калуга. Она назначает способы обеспечения потребностей на склады Регион-склад Коломна и РЦ Калуга.
Схема обеспечения потребностей в 1С: ERP 8.3
На рис. 5 показано присвоение схем обеспечения номенклатуре.
Присвоение схем обеспечения номенклатур в 1С: ERP 8.3
Поддержание запаса. Принцип расчета min-max
Последняя настройка при работе в 1С ERP – настройка поддержания запаса для склада Регион-склад Коломна (рис. 6). Поддержание запаса предполагает настройку значений min-max (или среднедневной нормы продажи N) для номенклатуры на складах, включенных в схемы обеспечения. Рис. 7 поясняет принцип расчетаmin-max:
- Значение min (точка заказа) определяет количество, которое должно хватить на срок исполнения обеспечивающего заказа поставки. Значение max определяет – на какой срок должно хватить товара.
- Если расчёт идет по норме среднедневных продаж N, то значения min-max рассчитываются автоматически от значений Срок исполнения и Обеспечиваемый период, заданных в настройках обеспечения для пары склад-номенклатура.
- Кроме того, норма может быть рассчитана по статистике продаж.
Настройка поддержания запасов в 1С: ERP 8.3
Уровни запасов при обеспечении потребности в закупке товара
Рассчитанные значения определяют потребность для поддержания остатков товаров на складе. Как видно, Поддержание запаса настраивается по складам.
Пример обеспечения регионального склада и распределительного центра
В настоящем кейсе покажем способ обеспечения потребностей на обозначенных выше складах. Сегодня текущая дата 08.02.2022. Выполним следующие действия:
1. Проверим остатки на складах.
2. Сделаем Заказ клиента на склад Регион-склад Коломна. Т.е. добавим потребность в товарах «под заказ».
3. Сформируем обеспечивающий Заказ на перемещение на склад Регион-склад Коломна с РЦ. Расчет необходимого количества «к перемещению» происходит автоматически.
4. Выполним перемещение товаров, какие сеть в наличии в РЦ на склад Регион-склад Коломна.
5. Сформируем обеспечивающий Заказ поставщику на склад РЦ Калуга. Расчет необходимого количества «к закупке» происходит автоматически.
6. Поступление на склад РЦ Калуга оформляется «на основании» Заказа поставщику.
7. Перемещение товаров на склад Регион-склад Коломна оформляется «на основании» Заказа на перемещение.
Оценка остатков на складах
Сформируем отчет Ведомость по товарам на складах – рис. 8. Он показывает наличие на складе Регион-склад Коломна одной позиции «SHIM PACK 6Y9999. Прокладка» в количестве 10 шт. На складе РЦ Калуга в наличии две позиции – 190 и 200 шт.
Ведомость по товарам на складах в 1С: ERP 8.3
Заказ клиента на склад Регион-склад Коломна
На рис. 6 была задана потребность в закупке товаров склада Регион-склад Коломна методом поддержания запасов. Теперь дополнительно на этот склад добавим потребность «под заказ» клиента – рис. 9.
Заказ клиента в 1С: ERP 8.3
В созданном Заказе клиента KV00-000001 товар «SHIM PACK 6Y9999. Прокладка» удалось зарезервировать на складе в количестве 10 шт. (т.к. он есть в наличии). Остальные позиции стоят «К обеспечению». Важна также дата отгрузки клиенту по этому заказу – 21.02.2022. К этой дате надо обеспечить поступление на склад позиций в состоянии «К обеспечению».
Формирование Заказа на перемещение на склад Регион-склад Коломна
На этом этапе менеджер по снабжению формирует заказы для обеспечения своего склада Регион-склад Коломна. Запускает обработку-помощник – он за 6 шагов (рис. 10) рассчитает количество товара к заказу и сформирует обеспечивающий Заказ на перемещение (рис 11).
Формирование заказов по потребностям в 1С: ERP 8.3
Поясним расчёты на рис. 10, выполненные Помощником:
× Шаг 1. Выбор склада для обеспечения: Регион-склад Коломна.
× Шаг 2. Определены потребности, достигшие точки заказа, по способу «Перемещение с РЦ Калуга 3 дн.». Возможная дата поставки 11.02.2022.
× Шаг 3. Рассчитана потребность «К заказу» по методу поддержания запасов.
× Шаг 4. Рассчитана потребность «К заказу» под Заказ клиента KV00-000001.
× Шаг 6. Сформирован Заказ на перемещение KV00-000001 с датой окончания перемещения 11.02.2022– рис. 11.
Готовый заказ на перемещение в 1С: ERP 8.3
Перемещение товаров, имеющихся на РЦ, по Заказу на перемещение
В Заказе на перемещение KV00-000001 дадим команду Отгрузить – рис. 12:
· Строки в наличии на складе РЦ Калуга перешли в состояние Отгрузить.
· Строки, требующие закупки на складе РЦ Калуга, остались в состоянии К обеспечению – пересчитаны даты начала и окончания поступления в соответствии со сроками закупки по способу «Покупка 6 дн.».
Товары в заказе на перемещение в 1С: ERP 8.3
И создадим документ Перемещение товаров, «на основании» Заказа не перемещение KV00-000001, на эти две отгружаемые позиции (рис. 13). После этого действия они поступят на склад Регион-склад Коломна.
Таким образом, мы обеспечили потребности Заказа клиента KV00-000001 в срок до 21.02.2021 – он готов к отгрузке!
Обеспеченная потребность в 1С: ERP 8.3
Формирование Заказа поставщику на склад РЦ Калуга
В предыдущем действии Заказ на перемещение KV00-000001 был обеспечен частично лишь теми остатками, которые были в наличии на складе РЦ Калуга. Оставшаяся потребность в закупке товара, вызванная этим Заказом на перемещение, ждёт обеспечения!
В этом случае менеджер по снабжению формирует заказы для обеспечения своего склада РЦ Калуга. Запускает обработку-помощник – он за 6 шагов (рис. 14) рассчитает количество товара к заказу и сформирует обеспечивающий Заказ поставщику (рис 15). Дата поставки = 16.02.2022, т.е. товар планируется получить к началу перемещения по Заказу на перемещение KV00-000001.
Пример формирования заказов по потребностям в 1С: ERP 8.3
По факту доставки товара на склад РЦ Калуга:
· Менеджер по закупкам оформит документ Приобретение товаров и услуг «на основании» Заказа поставщику KV00-000001 из рис. 15.
· Менеджер по снабжению далее оформит документ Перемещение товаров «на основании» Заказа на перемещение KV00-000001 из рис. 12.
Тем самым, 19.02.2022 будет обеспечена потребность по методу пополнения запаса на складе Регион-склад Коломна.
Обеспечена потребность по методу пополнения запаса в 1С: ERP 8.3
4. Планирование товарных запасов. Заказы по планам
Товарное планирование
Другой метод пополнения остатков склада – это планирование товарных запасов. Он не пересекается с предыдущими методами и создает плановую потребность. По планам создаются обеспечивающие заказы поставщикам, заказы на перемещение, на производство и др.
Все три метода пополнения запасов могут применяться одновременно. В системе предусмотрены различные способы обособления групп товаров, клиентов, подразделений для обеспечения планированием.
Система планирования товарных запасов достаточно развита:
· поддерживаются планы продаж по товарным категориям, планы продаж с учетом сезонных коэффициентов, планы закупок, планы остатков, планы закупок, планы сборки/разборки, планы производства, планы внутренних потреблений;
· используется сценарное планирование, что позволяет строить различные последовательности планов. с разной периодичностью; например, годовые планы, помесячные, рабочие, пессимистичные планы и др.
· сценарии структурируются по видам планов; виды планов позволяют создавать одни планы на основе других планов, на основе фактических данных об остатках, сделанных заказах и др., гибко настраивать источники данных для формируемых планов, создавать планы в разрезе различных аналитик;
· поддерживается скользящее планирование с замещением планов, для планов производства продукции рассчитываются потребности в материалах, трудовых ресурсах, оборудовании.
Пример создания плана закупок по плану продаж
На простом примере покажем последовательность действий для подготовки планирования товарных запасов. Выполним:
1. Создание сценария планирования.
2. Создание видов планов для продаж и закупок с настройкой источников данных.
3. Создание и заполнение плана продаж. Утверждение.
4. Создание и заполнение плана закупок. Утверждение.
5. Создание заказов поставщику по плану закупок.
Сценарий планирования товарных запасов
На рис. 16 показаны настройки сценария «Годовое планирование». По нему предусмотрена подготовка 4-х видов планов. Мы используем два вида планов: План продаж запчастей и План закупок запчастей для продажи.
Годовое планирование в 1С: ERP 8.3
Виды планов и источники данных
Вид плана План продаж запчастей показан на рис. 17. Он рассчитывается «по формуле» по плану продаж прошлого года «План продаж * 1.2» - данные выбираются из плана продаж со смещением 12 месяцев назад.
План продаж запчастей в 1С: ERP 8.3
Вид плана План закупок запчастей для продажи показан на рис. 18. Он заполняется «по источникам данных», где источником данных является текущий План продаж запчастей (рис. 18).
План закупок запчастей в 1С: ERP 8.3
План продаж
Получить план продаж просто - надо:
· заполнить шапку документа: сценарий, вид плана и период планирования (рис. 19);
· нажать кнопку Заполнить товары - план заполнится автоматически.
На рис. 19 план продаж заполнен помесячно на 2022 год. План продаж является источником данных для следующего плана – плана закупок – только в статусе Утвержден.
Утвержденный план продаж в 1С: ERP 8.3
План закупок
Для получения плана закупок также следует заполнить шапку документа: сценарий, вид плана и период планирования (рис. 20). По нажатии кнопки Заполнить товары план заполняется автоматически. На рис. 20 план закупок заполнен ровно из плана продаж, помесячно на 2022 год. План закупок становится основанием для создания Заказов поставщикам только в статусе Утвержден.
Утвержденный план закупок в 1С: ERP 8.3
Заказ поставщику по плану закупок
Далее с планом закупок работает менеджер по снабжению. Он формирует Заказы поставщикам с помощью обработки-помощника «Формирование заказов поставщикам по планам» - рис. 21:
· На шаге 1 указан сценарий Годовое планирование и период обеспечения январь 2022г.
· На шаге 2 помощник рассчитал количество «к заказу» по сценарию с учетом существующих заказов поставщикам «в пути». На этом шаге менеджер выбирает поставщиков, склады поступления и др.
· На шаге 3 сформирован Заказ поставщику KV00-000001 – рис. 22. Дата поступления указана 10.01.2022. Менеджер корректирует эту дату по согласованию с поставщиком и переводит заказ в статус Подтвержден.
Формирование заказов поставщику по плану в 1С: ERP 8.3
Подтвержденный заказ поставщику в 1С: ERP 8.3
Выше, на простых примерах показаны три способа обеспечения потребностей в закупке товара, разработанные компанией 1С: заказ под заказ, поддержание запаса и планирование закупок. Это лишь малая часть функционала систем 1С 8.3 ERP / 1С 8.3 КА / 1С 8 Управление торговлей 11.
Специалист компании «Кодерлайн»
Тенгиз Куправа
