Содержание:

1.      Процесс импорта данных в 1С: Управляющий

2.      Консолидация данных в конфигурации 1С: Управляющий

3.      Пример импорта и консолидации данных в системе программы 1С: Управляющий

 

Так как, в условиях современной экономики важность точного и своевременного управления данными невозможно переоценить, то система «1С:Управляющий» предлагает мощные инструменты для импорта и консолидации данных, что позволяет существенно повысить эффективность бизнес-процессов. В данной статье мы рассмотрим ключевые аспекты этой функциональности и её преимущества.   

Импорт данных необходим для переноса информации из различных внешних источников в систему конфигурации 1С. Это могут быть данные из других программных продуктов, электронные таблицы, базы данных или веб-сервисы. Консолидация данных, в свою очередь, позволяет объединить разнородную информацию из разных источников в единое целое для анализа и принятия управленческих решений.

1.      Процесс импорта данных в 1С: Управляющий

Процесс импорта данных в «1С:Управляющий» можно разбить на несколько этапов:

1. Подготовка данных к импорту: на этом этапе данные приводятся к формату, который поддерживает 1С. Это может включать в себя преобразование данных, очистку от ошибок и дублирующей информации;

2. Настройка шаблонов импорта: в 1С создаются шаблоны, которые определяют правила импорта данных. Это позволяет автоматизировать процесс и минимизировать ошибки;

3. Запуск процесса импорта: данные загружаются в систему, с использованием настроенных шаблонов. При этом система автоматически проверяет данные на соответствие установленным правилам и форматам;

4. Проверка и корректировка данных: после импорта проводится проверка корректности данных. В случае необходимости выполняются корректировки для устранения выявленных ошибок.   

2.      Консолидация данных в конфигурации 1С: Управляющий

Консолидация данных предполагает объединение информации из различных источников в одну базу данных. Этот процесс включает несколько ключевых этапов:

1. Сбор данных: информация собирается из различных источников, таких как бухгалтерские системы, CRM, ERP и другие. Это может быть выполнено с помощью инструментов импорта данных, описанных выше;

2. Унификация данных: на этом этапе данные приводятся к единому формату и структуре. Это необходимо для корректного анализа и использования данных в дальнейшем;

3. Объединение данных: консолидированные данные объединяются в единую базу, что позволяет получить целостное представление о бизнес-процессах;

4. Анализ данных: на основании объединённых данных проводятся анализы, создаются отчёты и принимаются управленческие решения.    

3.      Пример импорта и консолидации данных в системе программы 1С: Управляющий

Конфигурация «1С:Управляющий» позволяет импортировать данные из различных систем программы «1С:Предприятие» и консолидировать эти данные в одной информационной базе. Для этого, в настройках параметров учёта следует включить опцию «Импорт данных»:

Обмен данными

После чего в разделе программы «Администрирование» станет доступным блок «Импорт данных», в котором мы откроем список «Информационные базы импорта»

Информационные базы импорта

Довольно часто, в целях оптимизации бизнес-процессов, на предприятии создаётся несколько юридических лиц. Для того, чтобы собственники предприятия смогли получить консолидированную информацию по бизнесу, в целом, следует внести каждое юрлицо в список баз для импорта. При этом, данные по каждой внесённой организации можно импортировать из различных редакций 1С («1С:Бухгалтерия», «1С:Управление торговлей» и т.д., а также других программ, включая их локализации для других стран).

Процесс импорта состоит из двух этапов. На первом этапе данные выгружаются в специальный файл. На втором происходит загрузка данных из файла в «1С:Управляющий».

Начнём с первого этапа выгрузки данных. Для этого, свернём «1С:Управляющий» и откроем «1С:Бухгалтерия», из которой мы будем брать данные для их выгрузки в файл:

1С: Бухгалтерия предприятия 3.0

Понадобится открыть специальный помощник, который входит в комплект поставки «1С:Управляющий»:

Помощник выгрузки хозяйственных операций

Огромное преимущество «1С:Управляющий» состоит в том, что данные в программу импортируются по принципу «из документа в документ», а это значит, что операции выгруженные из «1С:Бухгалтерия» можно будет не только просмотреть, но и отредактировать в документах системы «1С:Управляющий».

Если данные в «1С:Управляющий» импортируется впервые, можно воспользоваться выгрузкой начальных остатков:

Выгрузка начальных остатков и задолженностей

Но мы сразу перейдём к основной функции помощника «Выгрузка хозяйственных операций»:

Выгрузка хозяйственных операций

Представим, что мы настраиваем выгрузку данных на предприятии которое ведёт управленческий учёт в «1С:Управляющий». Вместо того, чтобы выгружать из бухгалтерии все операции, как зачастую и поступают при импорте данных, мы покажем как выгрузить данные именно для нашего случая, и в этом нам поможет мощная система фильтров в помощнике выгрузки:

Период и виды операций

Пусть компания управленческий учёт наличных планирует ввести прямо в конфигурации 1С:Управляющий, поэтому выгружать операции по кассам нам не нужно:

Операции по кассам

Выгрузки операций по расчётным счетам также не будет, потому что эти операции можно загружать в «1С:Управляющий» напрямую, через банк-клиент. Кроме того, на предприятии, помимо «1С:Бухгалтерии» используется и программа «1С:Управление торговлей», и операции с товарами лучше выгружать именно из той системы, в которой учёт товаров ведётся более правильно. Поэтому флажок с документа поступления товаров сняли, но возник вопрос. Что делать с материалами, ведь выгружать их нужно, однако в «1С:Бухгалтерии» они учитываются в том же документе, что и товары, значит нам нужно всё-таки выгрузить документ «Поступление», но уже без учёта операций с товарами:

Поступление товаров: Накладная

Для столь тонкой настройки следует перейти на следующий шаг помощника выгрузки, где станет доступна настройка корреспондирующих счетов. Здесь мы легко сможем указать, что операции с товарами мы выгружать не будем, в то время как операции с материалами будут выгружаться:

Операции с материалами

Наконец мы перешли к фильтру по организациям. Оказалось, что в «1С:Бухгалтерия», исключительно для выписки первичных документов, была создана ещё одна организация, данные по которой выгружать не нужно:

Отбор по организациям

В помощнике выгрузки есть и другие фильтры, благодаря которым можно ещё точнее настроить выгрузку данных, под нужды конкретного предприятия. Не будем их использовать и перейдём к следующим шагам помощника, где следует указать параметры учёта, используемые в «1С:Управляющем»:

Учет розничных продаж

После выбора нужных параметров, на последнем шаге помощника, остаётся только нажать кнопку выгрузки. Данные из «1С:Бухгалтерия» выгрузятся в специальный файл, откуда потом их можно будет загрузить в «1С:Управляющий»:

Файл выгрузки

Покажем, как происходит загрузка хозяйственных операций в программу. Укажем файл с данными, которые мы только что выгрузили из «1С:Бухгалтерия» в «1С:Управляющий»:

Выбор источника загружаемых данных

Вместе с документами загружаются и справочники. Такие справочники, как «Номенклатура» или «Контрагенты» загрузится в программу напрямую без изменений, для остальных справочников мы сможем воспользоваться гибкой системой настройки, реализованной в программе. При необходимости мы сможем подменить любой элемент справочника «1С:Бухгалтерия» нужным элементом из системы «1С:Управляющий»:

Амортизация оборудования

Рассмотрим подробнее, что же такое настройка соответствий и для чего она нужна. Бухгалтерский учёт расходов может быть излишне детализирован. К примеру, командировочные расходы в «1С:Бухгалтерии» учитываются по двум статьям: командировочная по нормативу и сверх норматива. Руководителю уже такая детализация ни к чему. Поэтому с помощью настройки соответствий, всё это можно учитывать по одной статье «Командировочные расходы». Для остальных статей затрат они выделены серым цветом, не будем настраивать соответствие:

Командировочные расходы

После нажатия кнопки «Далее», для всех этих статей в справочнике «1С:Управляющий» будут автоматически созданы одноимённые элементы. В случае с подразделениями, мы точно также можем нажать кнопку «Далее». При этом в программе создадутся те же подразделения, что и в «1С:Бухгалтерия», или же мы можем загрузить все подразделения в одно общее, к примеру соответствующее названию юридического лица по которому мы загружаем данные:

Администрация

Аналогичная ситуация и со складами. С помощью настройки соответствий мы легко сможем объединить все склады из «1С:Бухгалтерия» в один склад «1С:Управляющий»:

Склад брака

Вот так, с помощью настройки соответствий, можно подменять аналитику данных, загружаемых из «1С:Бухгалтерия» аналитикой «1С:Управляющий».

Выбранные настройки сохранятся в информационной базе, так что их не придётся указывать заново при каждой загрузке данных. Нам осталось только загрузить данные в документ «1С:Управляющий», нажав соответствующую кнопку:

Загрузка хоз.операций

При этом, некоторые документы могут загрузиться с аналитикой «Не указано», ведь зачастую при заполнении документов, по понятным причинам, не указывают необязательные реквизиты, вроде статей движения денег. Такие документы можно открыть и отредактировать вручную в «1С:Управляющий»:

Операции по кассе

Движение денег по кассе

Но что делать, если в «1С:Бухгалтерия» задним числом изменятся документы, которые уже загрузили в «1С:Управляющий». Разработчики предусмотрели и такую ситуацию. Достаточно ещё раз выгрузить данные из «1С:Бухгалтерия» и загрузить их в «1С:Управляющий», большинство документов «1С:Управляющий» при этом останется без изменений, а для тех документов у которых были найдены различия с данными «1С:Бухгалтерия» можно выбрать: оставить их без изменений или перезаписать документ в «1С:Управляющий».

Если же данные задним числом были изменены в «1С:Бухгалтерия», то ранее загруженный в «1С:Управляющий» документ стоит перезаполнить:

Перезаполнить существующий документ

Чтобы легко определить, где же именно был изменён тот или иной документ можно использовать сравнение операций. Здесь мы увидим, что в документе «1С:Бухгалтерия» одна операция была добавлена, она выделена зелёным цветом, красным цветом будут выделены операции, которые были изменены:

Загрузка хоз.операций

Импорт и консолидация данных в «1С:Управляющий» являются важными инструментами для повышения эффективности управления бизнесом. Эти процессы позволяют объединить разнородную информацию из различных источников, обеспечивая высокую точность, актуальность и удобство анализа данных. Благодаря этому, компании могут принимать более обоснованные решения, оптимизировать бизнес-процессы и улучшать свою конкурентоспособность на рынке. В статье был рассмотрен подробный пример настройки данных процессов.

    Специалист компании "Кодерлайн"

Айдар Фархутдинов