Содержание:

1.      Функционал программы 1С: Документооборот 8 для редактирования файлов

2.      Как редактировать файлы в конфигурации 1С: Документооборот   

1.      Функционал программы 1С: Документооборот 8 для редактирования файлов

В программе 1С:Документооборот 8 редактирование файлов обычно включает в себя несколько основных функций, позволяющих пользователям вносить изменения в документы, добавлять комментарии, утверждать и отправлять их на согласование. Пользователи могут открыть документы для редактирования непосредственно в программе. Это может быть сделано через интерфейс программы, щелкнув на файле документа. После открытия документа пользователь может вносить изменения в его содержимое, например, редактировать текст, вставлять или удалять изображения, добавлять таблицы и т. д. Пользователи могут добавлять комментарии к документу, оставлять заметки и предложения по его изменению. Это помогает участникам процесса совместной работы общаться и вносить важные замечания.

Программа предоставляет функции управления доступом к документам, что позволяет различным пользователям или группам пользователей просматривать, изменять или утверждать документы в соответствии с их ролями и правами. По установленным правилам, файл может быть открыт для просмотра неограниченному количеству пользователей, в то время как право на редактирование файла может быть предоставлено только одному пользователю одновременно.

Пока данный пользователь не сохранит новую версию файла, для всех остальных пользователей файл будет заблокирован для изменений.   

2.      Как редактировать файлы в конфигурации 1С: Документооборот

Нажатие кнопки «Редактировать» (F4) – позволяет открыть файл для редактирования. Просмотр и редактирование файлов осуществляется соответствующим приложением. Открываются файлы любого формата, но на компьютере необходимо установить соответствующие приложения.

Редактировать

Когда файл находится в процессе редактирования, его статус отображается цветом:

- серый цвет указывает, что данный файл в настоящее время редактируется другим пользователем.

- зеленый цвет показывает, что файл редактируется текущим пользователем.

Когда документ отредактирован, его необходимо сохранить в ИБ. Закрываем файл и нажимаем кнопку «Закончить». В таком случае блокировка с файла снимается и сохраняется его актуальная версия. В программе предусмотрено сохранение истории изменений документов. Тем самым пользователь может отслеживать, кто и когда вносил изменения в документ, и просматривать предыдущие версии документа.

Для того, чтобы все версии файла сохранялись, должна быть включена настройка – «Хранить версии». Количество хранимых версий не ограничено. В любой момент можно вернуться к любой версии файла.

В карточке файла, нажав на вкладку «Версии» есть возможность посмотреть список всех версий.

Верхняя версия файла является текущей активной версией. Для установки предыдущей версии файла в качестве активной необходимо выбрать нужную версию и выполнить действие "Сделать активной".

Сделать активной

Кнопка "Сохранить изменения" в меню "Прочее" позволяет создать новую версию файла, сохраняя его в текущем состоянии, без освобождения файла. Если сохранение изменений не требуется, необходимо нажать кнопку "Отменить редактирование". В этом случае новая версия файла не будет создана, и файл станет доступным для других пользователей.

Сохранение файла

Программа позволяет пользователям просматривать и сравнивать различные версии документов, чтобы увидеть, какие изменения были внесены между ними. Это позволяет отслеживать и анализировать процесс редактирования документов.

В программе есть функция автовозврата отредактированного файла. Для этого администратору в программе предварительно нужно сделать настройки, выбрав список расширений файлов.

Настройка работы с файлами

Автовозврат осуществляется:

- когда закрывается задача;

- когда закрывается карточка документа;

- когда выполняется задача – в карточке задачи, или через интерфейс Задачи мне;

- когда на занятом файле в карточке документа нажимается команда Del.

Когда пользователь завершает работу программы, то она предупреждает о файлах, которые открыты для редактирования. Тогда кликнув - «Продолжить работу» - открывается список файлов, которые редактируются и уже после этого после этого можно закончить их редактирование.

Завершить работу

Если документ требует согласования, пользователь может отправить его на согласование другим участникам процесса. После отправки документа на согласование другие участники могут просмотреть его, внести свои комментарии и выразить свое согласие или несогласие с содержанием.

Все эти возможности обеспечивают удобный и эффективный процесс редактирования и управления документами в программе 1С:Документооборот 8, что помогает повысить производительность и совместную работу в компании.

    Специалист компании "Кодерлайн"

 Елена Куколкина